采购订单变更单：改了不落单，差价就落在你身上

采购单发出去之后改一次，两边的记录往往不在同一份上。我们厂里有一单，采购在电话里把 2000 件改成 1600，工厂按 2000 备了料，年底对账的时候这两边差了 400 件的账，谁也拿不出凭据。后来我们做了一张变更单，四栏加一个回签，改变了要落纸，落了纸要对方签字，两个条件缺一个都不算改完。

变更单：直接抄这张

四栏填满并且厂方回签，变更才算生效

影响什么那一栏要三个数字，这是这张单上最有用的一格。只有省了多少钱而不写交期和库存的影响，采购会倾向于接受一切能省钱的变更，而真正吃亏的是仓库和上架排期。

判定表：这次变更能不能放行

为什么超过 30% 要重开：到这个量级，原单的报价条件、账期、模具摊销都已经不成立了，继续挂在原单上，结算时每一方都会拿旧条件来算。第三行规格变更暂停是最容易被人绕过的，因为产品经理常说「只是小改动」，而小改动在生产上常常等于换料换模。

谁做、什么时候做、留什么记录

提出变更的人填单并送签，我方采购复核影响栏里的三个数，厂方在两天内回签。整个流程压在两天内，两天不回按拒绝处理。变更单与原单放同一个档案，年底对账时以变更单为准。这一步不能省，因为仓库和销售那边的库存与排产都按变更单在走。

什么时候变更单必须停用

两种情况停：原单已经完成结算，任何变更都只能开红字冲销单；以及变更仅涉及运费与保险这类不影响生产的条款，这类改口头加邮件确认即可，硬套四栏只会拖慢速度。第三种情况我建议照走，因为把交期和数量放进去，一句话就能看出这单改得急不急。

变更单拦不住口头指令

这张单子真正的防线不在工厂那一头，在我方内部。写单的那栏填「谁提出」，这一格的作用是让所有人知道这次改动有一个具体的人在下注。填了名字的变更，出问题的时候会有人回头看自己填的那三个数；只写「业务要求」的变更，最后没人认领，年后就是一笔糊涂账。