AI 工具账号每月抄一遍清单，跑不满三次就算闲置

工具账号这件事的特点是加的时候有理由，减的时候没人提。我们做了一张月度台账，一个月跑三步：抄清单、算单次成本、定去留。半年下来退掉了五个席位，其中三个是开通当月就没人打开过的。

三个步骤

第一步抄清单：每个工具账号的席位数、开通日期、月费，抄不全的直接退掉——抄不全说明这个账号的归属已经不清楚了，这本身就是该退的信号。第二步算单次成本：月费除以这个月实际跑的次数，跑不满三次算闲置。第三步定去留：留下的进常用清单，退的写退订日期。

用量比上个月掉三成以上的账号先停一周，再决定退不退

「跑不满三次」这个门槛是我们按自身体量定的。团队十二个人，月费合计不到两万，一个人均摊下来一年两千多，不值得为它开会；但如果有单个账号月费过万，门槛就要降。

台账模板：抄这张

最后一栏是这张台账的核心。前五栏都是分析用的，只有最后一栏会真的发生。分析做得再细，不写日期的退订永远不会执行，这一点我们都交过学费。

什么情况直接退订

「抄不全就直接退」这条一开始争议很大，后来发现效果最好：有一批账号连开通日期都查不到，追下去发现是两年前某位同事随手注册的。这批退掉之后没有人来找过。

谁做、什么时候做、留什么记录

财务一个人抄清单，各流程负责人只回答「本月跑了几次」这一个问题，不让他们自己填金额。第一次抄的时候会很麻烦，因为很多账号压根不知道谁在用。抄完之后每月末花二十分钟。退订决定由财务提，业务负责人只做一次确认，不参与讨论。台账存三年，因为退订之后还有续费周期的问题。

什么情况下这套台账必须停

三种情况停：一是公司统一采购、个人账号清零，台账管不到；二是团队规模小到一共就两三个账号，直接看账单更快；三是工具按项目付费、成本已经体现在项目预算里。第三种情况下台账不再单列，改成在项目复盘里写一句这句工具用得值不值。

成本看不见的时候，用的人只会越来越多。我们把台账贴出来之后，第一个月的变化不是退账号，是有人主动问「这个工具能不能用我们已有的那条流程跑」，这句话本身省下的比退订多。